कई मामलों में, आपको एक या किसी अन्य प्राधिकरण को अपील के आधिकारिक पत्र लिखने की आवश्यकता है। अब उनमें से कई को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा जा रहा है, हालांकि संकलन नियम भौतिक विकल्पों के साथ समान हैं। तो, आपको इस तरह के दस्तावेज़ीकरण को ठीक से बनाने की आवश्यकता कैसे है?
निर्देश मैनुअल
1
पते की स्थिति और नाम निर्दिष्ट करके प्रारंभ करें। उदाहरण के लिए: "ओजेएससी के मुख्य अभियंता पोलाड इवानोव एस.एस." फिर पत्र के शीर्ष पर एक अपील लिखें। यह आमतौर पर शब्द "डियर" से शुरू होता है। अगला पता देने वाले का पूरा नाम और संरक्षक है। आप उनके नाम को इंगित किए बिना "प्रिय श्री इवानोव" भी लिख सकते हैं। उपचार बिल्कुल बीच में होना चाहिए।
2
अपनी अपील के पत्र को प्रस्तावना लिखें। स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से इस पत्र के कारणों और उद्देश्य को इंगित करें। इस पैराग्राफ से पता करने वाले को पत्र का सार समझना चाहिए। उदाहरण के लिए, इस तरह से शुरू करें: "मैं आपको उन बीयरिंगों की असंतोषजनक गुणवत्ता के बारे में लिख रहा हूं जो आप हमें भेजते हैं
।
द्वारा …"
3
पत्र के मुख्य भाग में भरें। एक नियम के रूप में, इसमें दो से चार पैराग्राफ होते हैं जो प्रस्तावना में उल्लिखित समस्या के बारे में चिंता व्यक्त करते हैं। इस भाग में, इस मामले पर और समस्या के संभावित समाधान पर सभी विचारों को बताएं। संकेत दें कि निकट भविष्य में इस समस्या को हल करने के लिए पता करने वाले को कौन सी विशिष्ट क्रियाएं करनी चाहिए। स्पष्ट समय-सीमा, संख्या और वाक्यों का उपयोग करें।
4
एक निष्कर्ष लिखें। इस भाग में, अपील के पूरे पत्र के परिणाम तैयार करें। उदाहरण: "मुझे यकीन है कि आप इस अप्रिय स्थिति को हल करेंगे, और निकट भविष्य में हमारा सहयोग पहले जैसा ही होगा।"
5
आधिकारिक हस्ताक्षर डालें, जिसमें स्थिति का नाम, साथ ही साथ आपका नाम भी हो। इससे पहले कि यह आम तौर पर सेट किया जाता है: "सम्मान के साथ, " "ईमानदारी से तुम्हारा, " "आगे सहयोग की उम्मीद के साथ, " आदि। स्थिति के अनुसार चुनें।
6
एक पोस्टस्क्रिप्ट या पोस्टस्क्रिप्ट बनाएं। यह छोटा खंड हस्ताक्षर के ठीक नीचे स्थित है। इस प्रारूप के अक्षरों में इसका उपयोग शायद ही कभी किया जाता है, लेकिन फिर भी कभी-कभी एक जगह होती है। पत्रलेख लेखक के संगठन के जीवन में कुछ महत्वपूर्ण घटना को प्राप्त करने वाले को सूचित करता है। उदाहरण के लिए: "पीएस मैं आपको सूचित करता हूं कि 2 दिन पहले प्राप्त कच्चे माल की खेप में अस्वीकार का प्रतिशत 19% है!"।
