सूचना के संचय, व्यवस्थितकरण और भंडारण की आवश्यकता के संबंध में अभिलेखीय व्यवसाय का उदय हुआ। लेकिन सबसे पहले, अभिलेखागार में संग्रहीत जानकारी को ध्यान से संग्रहीत करने में अधिकारियों और नागरिकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए अभिलेखागार बनाए गए थे। जब रिश्तेदारों के बारे में जानकारी, एक सामाजिक-कानूनी या अन्य प्रकृति की जानकारी को पुनर्स्थापित करना आवश्यक है, तो उचित संग्रह के लिए अनुरोध लिखना आवश्यक है।
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निर्देश मैनुअल
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अभिलेखागार में नागरिकों, कानूनी संस्थाओं और प्राधिकरणों से प्रसंस्करण अनुरोधों के लिए कुछ नियम हैं, इसलिए, सफलता की कुंजी सरल नियमों का अनुपालन है। सबसे पहले, अनुरोध में प्रेषक के बारे में जानकारी होनी चाहिए। एक व्यक्ति के लिए, यह उपनाम, नाम और संरक्षक है, संगठन के लिए - नाम और पहचान का विवरण।
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दूसरे, आपको अनुरोध पाठ में अपना रिटर्न पता निर्दिष्ट करना होगा, अन्यथा संग्रह कार्यकर्ता केवल आपको उत्तर नहीं भेज पाएंगे।
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तीसरा, अपने प्रश्न को स्पष्ट रूप से बताना आवश्यक है। यदि आप अपने पूर्वजों के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए निर्धारित करते हैं, तो आपको अपने परिवार के इतिहास के बारे में विस्तार से वर्णन करने की आवश्यकता नहीं है। अस्पष्ट इच्छाओं को तैयार करने की आवश्यकता नहीं है, प्रश्न के शब्दों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। तथ्य यह है कि नागरिकों और संगठनों के अपील और अनुरोधों के साथ काम करने के नियमों के अनुसार, आपके अनुरोध को सबसे पहले संग्रह के प्रमुख द्वारा माना जाएगा। सिर मुद्दे के वर्गीकरण का निर्धारण करेगा: वंशावली, विषयगत या सामाजिक-कानूनी। अनुरोध की प्रकृति के आधार पर, संग्रह प्रबंधक इसे निष्पादन के लिए उपयुक्त विभाग को भेज देगा। यह स्पष्ट है कि जितना अधिक अस्पष्ट शब्दांकन, अनुरोध की प्रकृति और उसके निष्पादक की नियुक्ति के गलत निर्धारण की संभावना उतनी ही अधिक होगी। अनुरोध विभाग से विभाग तक "चलना" होगा, और इस बीच आप एक उत्तर की प्रतीक्षा करेंगे।
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अंत में, मांगी गई जानकारी के दायरे को निर्धारित करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए, कालानुक्रमिक या क्षेत्रीय। अपने सभी नामों को खोजने के लिए पूछना बेकार है; आपको अपने रिश्तेदारों की खोज के लिए कालानुक्रमिक अवधि और क्षेत्रीय रूपरेखा निर्दिष्ट करनी चाहिए।
ध्यान दो
इन अनुरोधों का निष्पादन पुरालेख के लिए प्राथमिकता है। यदि सैन्य सेवा (काम) कई सैन्य इकाइयों में हुई, तो प्रत्येक सैन्य इकाई के लिए वर्ष आगमन और प्रस्थान के महीने के साथ अलग से अनुरोध जारी किए जाते हैं। चोट या बीमारी की पुष्टि के लिए अनुरोध उस अस्पताल की संख्या को दर्शाता है जहां उपचार पूरा हो गया था।
उपयोगी सलाह
संग्रह में अनुरोधों के निष्पादन का क्रम। संग्रह के अनुरोध मेल और ई-मेल द्वारा नागरिकों की व्यक्तिगत अपील पर प्राप्त किए जाते हैं। संग्रह में अनुरोधों के निष्पादन का आयोजन किया जाता है यदि अनुरोध में निम्नलिखित डेटा होते हैं: आवेदक संगठन का नाम (या किसी व्यक्ति के लिए अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक), मेलिंग पता, विषय (प्रश्न), अनुरोधित जानकारी का कालानुक्रमिक ढांचा।