किसी भी सार्वजनिक या पेशेवर संघ में एक शासी निकाय होता है, जो अपने चार्टर में निर्दिष्ट आवृत्ति के साथ, रिपोर्टिंग और चुनावी बैठकों में रुचि रखने वाले सभी लोगों को बुलाना चाहिए। इस तरह की बैठकों के लिए प्रवेश इस समाज के सभी सदस्यों के लिए या प्रतिभागियों के समूहों से प्रतिनिधियों के लिए खुला है, इस तरह से वे इसकी गतिविधियों में भाग लेने के अपने अधिकार का उपयोग करते हैं।
निर्देश मैनुअल
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बैठक के एजेंडे पर सोचें। चूंकि रिपोर्ट और चुनाव महत्वपूर्ण मुद्दों में से एक हैं, इसलिए इस मामले में मतदान अधिकतम होने की उम्मीद है। इसलिए, इन विषयों के अलावा, आप उस एजेंडे पर अन्य दबाव वाले मुद्दों को शामिल कर सकते हैं जिन पर आप अपने एसोसिएशन के सदस्यों के साथ चर्चा करेंगे। रिपोर्टिंग और चुनाव बैठक का समय और स्थान तय करें। जिस कमरे में इसे आयोजित करने की योजना है, वह सभी के लिए सुलभ और विशाल होना चाहिए।
2
रिपोर्ट-चुनाव बैठक आयोजित करने में रुचि रखने वाले सभी को सूचित करें। ऐसा करने के लिए, एजेंडे, तिथि और बैठक के स्थान का संकेत देने वाले निमंत्रण भेजें। इस जानकारी के साथ उन स्थानों पर घोषणाएं लटकाएं जहां इस संघ के सदस्यों की सबसे बड़ी संख्या उन्हें देख सकती है। यदि आवश्यक हो, तो मीडिया में और टेलीविजन पर इस तरह की घोषणा करें।
3
प्रतिभागियों के पंजीकरण को व्यवस्थित करें, जो बैठक से आधे घंटे पहले शुरू होना चाहिए। रजिस्ट्रारों को पर्याप्त संख्या में असाइन करें ताकि शुरुआत में आने वाले सभी लोगों को अपने व्यक्तिगत डेटा को इंगित करने का अवसर मिले। आमतौर पर, यह एक उपनाम, नाम और संरक्षक, संगठन या इसकी संरचनात्मक इकाई, पंजीकरण के स्थान का पता या निवास, संपर्क जानकारी है।
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बैठक के अध्यक्ष और सचिव का चुनाव करें। ध्यान दें कि आपके निर्वाचित निकाय के अध्यक्ष को बैठक का अध्यक्ष नहीं चुना जा सकता है। यदि आवश्यक हो, अगर यह उप-कानूनों के लिए प्रदान किया जाता है, तो एक क्रेडेंशियल्स समिति का चयन करें जो कि संघ के सदस्यों के समूहों से चुने जाने पर deputies की साख की जांच करता है।
5
सचिव को एक रिकॉर्ड रखना चाहिए। प्रोटोकॉल में बैठक में उपस्थित प्रतिनिधियों के प्रतिनिधियों या सदस्यों की संख्या को दर्शाते हैं, जो अध्यक्ष, सचिव चुने जाते हैं और मतदान के परिणामों के साथ।
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निर्वाचित निकाय के अध्यक्ष किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट बनाते हैं। प्रोटोकॉल में मूल्यांकन के साथ कुल वोट को दर्शाते हैं - चाहे वह संतोषजनक के रूप में मान्यता प्राप्त है या नहीं। बैठक में निर्वाचित निकाय की नई रचना पर प्रस्ताव सुनना, चर्चा करना और प्रत्येक उम्मीदवार पर अलग से मतदान करना चाहिए। मतदान के परिणामों को मिनटों में दर्शाएं।
7
एजेंडे पर उल्लिखित सभी मुद्दों पर चर्चा होने के बाद, बैठक के अध्यक्ष को इसे बंद करना चाहिए और सचिव के साथ एक साथ इसके संचालन के प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
