प्रत्येक व्यक्ति के जीवन में, ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब वरिष्ठ अधिकारियों को पत्र लिखना आवश्यक होता है। कई लोग खो गए हैं और सही शब्द नहीं खोज सकते हैं, अपने संदेश को एक व्यावसायिक और तार्किक तरीके से बना सकते हैं ताकि पत्र को कचरा बिन में न फेंका जाए, लेकिन अंत तक पढ़ा जाना सुनिश्चित है और उत्तर दिया गया है। कई आवश्यक शर्तें हैं जिन्हें एक पत्र लिखते समय विचार किया जाना चाहिए।
निर्देश मैनुअल
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व्यापार का मूड।
सभी भावनाओं को छोड़ दें, हालांकि यह कभी-कभी काफी मुश्किल होता है। उत्तेजना और उत्तेजना की स्थिति में, आप एक पाठ लिखने की संभावना नहीं रखते हैं जिसे आपका पता पढ़ने के लिए चाहते हैं। सबसे अधिक संभावना है, पत्र गड़बड़ हो जाएगा। एक विचार बनाएं, अपने सिर में वह सब कुछ व्यवस्थित करने का प्रयास करें जिसे आप कहना चाहते हैं, और फिर आपका संदेश तार्किक, यथासंभव जानकारीपूर्ण और ठोस होगा। संभावना है कि वह नहीं छोड़ा जाएगा एक सौ गुना वृद्धि हुई है।
2
क्लीयरेंस।
आधिकारिक पत्रों के प्रसंस्करण के लिए कुछ नियम हैं। कम से कम आंशिक रूप से उन्हें पूरा करने की कोशिश करें। पत्र के ऊपरी कोने में, एक छोटा पाठ डालें - जिसे पत्र संबोधित किया गया है। उदाहरण के लिए:
रूसी संघ के शिक्षा और विज्ञान मंत्री ए.ए. Fursenko।
नीचे आप एक और प्राप्तकर्ता का नाम दे सकते हैं (अधिक विश्वसनीयता के लिए)। उदाहरण के लिए:
प्रति। रूसी संघ के शिक्षा और विज्ञान के उप मंत्री एम.वी. Dulinovu।
यानी आपको पता होगा कि आपके पत्र की एक प्रति उप मंत्री को भेजी जाएगी।
नामित प्राप्तकर्ताओं के नीचे यह तुरंत स्वीकार्य है, यह इंगित करने के लिए - कि किस पत्र से ही। मॉस्को स्कूल ऑफ पब्लिक एजुकेशन नंबर 1 के शिक्षकों के एक समूह से, मॉस्को (अंतिम नामों और हस्ताक्षर के साथ एक शीट संलग्न है)। या: इवानोवा एए से, पर रहने वाले: (पूर्ण पता)। हालाँकि, आप प्रेषक डेटा को पत्र के अंत में रख सकते हैं।
इस तरह के "हेडिंग" के बाद मुख्य पाठ इस प्रकार है। यह देखते हुए कि किसी भी व्यक्ति की आंख (और मंत्री कोई अपवाद नहीं है), यह ऊपरी को अधिक आसानी से ठीक करता है, अर्थात। पाठ का प्रारंभिक भाग, हमें कोशिश करनी चाहिए ताकि यह पहली पंक्तियों में हो जो आपके संदेश का सार बताया गया है।
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मुख्य पाठ के लिए आवश्यकताएँ। उनमें से पाँच हैं: स्पष्टता (बुद्धिमानी), संक्षिप्तता (संक्षिप्तता), पूर्णता (पूर्णता), चातुर्य (शिष्टाचार), साक्षरता। सभी आवश्यकताओं को पूरा करने की कोशिश करें, यह इतना मुश्किल नहीं है, लेकिन आपके पत्र के प्रति रवैया बहुत सकारात्मक होगा। यह पत्र का पाठ केवल सबसे अच्छा संबंध है
।
", " सादर, इवानोवा अन्ना एंटोनोव्ना। "इसके बाद की तारीख और हस्ताक्षर है।
ध्यान दो
कंप्यूटर पर वर्ड में लिखे गए पत्र और ई-मेल द्वारा मंत्री को भेजे गए पत्र "कागज" पत्र लिखने के कुछ कैनन का अनुसरण नहीं कर सकते हैं।
यदि आप मंत्री की आधिकारिक वेबसाइट से एक पत्र भेजते हैं, तो कार्य बहुत सरल हो जाता है: एक नियम के रूप में, वहां तैयार किए गए टेम्पलेट हैं, उन्हें आमतौर पर वहां स्थित निर्देशों का पालन करके पूरा किया जाना चाहिए।
