कुछ अक्षर इतने अस्पष्ट रूप से समाप्त हो जाते हैं कि पताका नुकसान में रहता है: आपको सार को समझने के लिए पाठ को फिर से पढ़ना होगा। समय की कमी के कारण, प्राप्तकर्ता एक पत्र को फेंक सकता है या किसी चीज से विचलित हो सकता है और अब वर्णित स्थिति में नहीं उतर सकता है। एक स्पष्ट, संक्षिप्त और सक्षम अंत पाठक के लिए सम्मान पर जोर देता है और जल्दी से अनुरोध या अनुरोध का जवाब देने में मदद करता है।
निर्देश मैनुअल
1
तीन पैराग्राफ में सेट करें कि आप क्या कहना चाहते थे। ऐसा लग सकता है कि विचार स्पष्ट रूप से बताए गए हैं, लेकिन जानकारी की धारणा पाठक की स्थिति पर निर्भर करती है। इसलिए, पाठ को फिर से पढ़ें और तीन मुख्य विचारों को अलग से लिखें। यह तथ्य, दिनांक, नाम आदि हो सकते हैं। इसे भावनाओं की ज़रूरत नहीं है, कुछ शब्दों में संक्षेप में लिखें, क्योंकि आपको केवल स्टॉक लेने की ज़रूरत है, मुख्य बिंदुओं को याद करें।
2
तीन कार्यों को लिखें जो संदेश प्राप्त करने वाले को करना चाहिए। लोगों की प्रतिक्रिया अप्रत्याशित हो सकती है। यह आपको लगता है कि प्रस्तुत जानकारी के लिए स्पष्ट रूप से प्रतिक्रिया करना संभव है, लेकिन एक व्यक्ति व्यक्तिगत आदतों और इरादों के आधार पर ऐसा करता है। यदि आप स्पष्ट रूप से संकेत नहीं देते हैं कि आप पाठक से क्या अपेक्षा करते हैं, तो वह समझ नहीं पाएगा या यह नहीं कहेगा कि उसे समझ नहीं आया।
3
महत्व के अवरोही क्रम में पिछले चरणों में प्राप्त सूची को व्यवस्थित करें। पत्र का अंत कभी-कभी अदालत के सत्र में अंतिम शब्द याद दिलाता है: पत्र के प्राप्तकर्ता की धारणा, निष्कर्ष और परिणाम इस पर निर्भर करते हैं। उस सूची से आइटम निकालें जो संदेश के अर्थ को प्रभावित किए बिना छोड़ी जा सकती है। शेष छोटी सूची को पत्र के अंत में रखें ताकि पाठक को कुछ भी याद न हो।
4
तिथियों को इंगित करें। यदि आप पत्र की प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो अपनी अपेक्षाएँ निर्दिष्ट करें। कुछ लोगों में आखिरी तक खींचने की प्रवृत्ति होती है, इसलिए एक विशिष्ट समय का संकेत हो सकता है कि वह एमिस न हो।
5
संपर्क विवरण छोड़ दें। आपका संवाददाता जल्दी से अपना फोन ढूंढने में सक्षम होना चाहिए। ऐसी स्थितियों को पहचानें और, यदि आवश्यक हो, तो पत्र में आवश्यक जानकारी रखें, भले ही आप सुनिश्चित हों कि प्राप्तकर्ता के पास यह है।
6
विनम्र रहें, कुछ अच्छा कहें, आपके समय के लिए धन्यवाद। यदि प्राप्तकर्ता ने उसे प्रसन्न किया या अप्रिय अनुभवों से बचाया तो प्राप्तकर्ता को जवाब देने और तेज़ी से आपसे संपर्क करने की अधिक संभावना होगी।
7
एक नाम के साथ संदेश पर हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें: यह वास्तविक संचार की भावना पैदा करता है। यह महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति उत्तर पर ध्यान केंद्रित करे और इसे जिम्मेदारी से ले। एक उदाहरण निर्धारित करें और लोग आपसे उसी तरह व्यवहार करेंगे।
