वर्तमान में, जब कई रूसी उद्यमों के विदेश में व्यापार भागीदार हैं, तो प्रतिनिधिमंडलों का आदान-प्रदान आदर्श बन गया है। यह मौके पर उत्पादन से परिचित होने में मदद करता है, व्यक्तिगत रूप से उन लोगों से परिचित होता है जिनके साथ आपको काम करना है, स्थिति का आकलन करें और जल्दी से व्यावसायिक मुद्दों को हल करें। प्रतिनिधिमंडल की बैठक, कुछ संगठनात्मक मुद्दों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
निर्देश मैनुअल
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तैयारी के चरण में, प्रतिनिधि के आकार पर चर्चा करें, इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि कामकाजी मुद्दों को तेजी से हल किया जाता है, जितना छोटा होता है। इसके अलावा, अपने हिस्से पर प्रतिभागियों की संरचना का चयन करें, ताकि उनकी संख्या लगभग उन लोगों के समान हो, जिनसे आप मिलेंगे। बातचीत किस भाषा में होगी, इस पर चर्चा करें और एक दुभाषिया तैयार करें, भले ही मेहमान अपने साथ आए हों।
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उन मुद्दों के बारे में जानें जो प्रतिनिधि के एक या दूसरे सदस्य को हल करने के लिए सक्षम हैं, क्योंकि पश्चिम में अधीनता बहुत सख्ती से मनाई जाती है। मेहमानों में से एक को संबोधित करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसे अपने कर्तव्यों के बारे में जानकारी देने का अधिकार है।
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अग्रिम में उन मुद्दों पर चर्चा करें जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता होगी और उन सभी सामग्रियों को तैयार करना होगा जिनकी आवश्यकता हो सकती है। बातचीत के बाद किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर होंगे। उनके धारण के मोड पर सहमत - वे कितना शुरू करेंगे, कितने समय तक रहेंगे और कब टूटेंगे।
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यदि प्रतिनिधिमंडल पर्याप्त रूप से महत्वपूर्ण व्यक्ति के नेतृत्व में है, तो सम्मान पर जोर देने के लिए जितनी जल्दी हो सके निमंत्रण भेजें और इस संभावना को बढ़ाएं कि यात्रा होगी और उस व्यक्ति की इस समय के लिए अन्य बैठकें नहीं होंगी।
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एक अलग, सुविधाजनक बैठक कक्ष तैयार करें, बैठक में प्रत्येक भागीदार को एक आरामदायक स्थान प्रदान करने के लिए प्रदान करें। सॉफ्ट ड्रिंक, कॉफी, कुकीज का स्टॉक बनाएं और खूबसूरत व्यंजनों का ध्यान रखें। अगर आप बुरा न मानें तो ऐशट्रे रखना न भूलें, ताकि मीटिंग के दौरान मौजूद लोग सिगरेट जला सकें।
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इस बात पर सहमत हों कि क्या बातचीत को रिकॉर्ड करना आवश्यक होगा, दोनों पक्षों द्वारा समझौता किया जाना चाहिए। प्रदान करें कि मेहमान दरवाजे के सामने बैठे थे, यह मनोवैज्ञानिक तकनीक उन्हें और अधिक आराम महसूस करने की अनुमति देगा। और सुनिश्चित करें कि मीटिंग के दौरान आप फोन कॉल से विचलित न हों।
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एक अच्छी और मुस्कुराती लड़की के लिए एक प्रतिनिधिमंडल के साथ मिलना और बातचीत के स्थान पर ले जाना बेहतर है। वह इमारत की लॉबी में मेहमानों के लिए इंतजार कर सकता है जहां वार्ता आयोजित की जाएगी। जब मेहमान कार्यक्रम स्थल पर पहुंचते हैं, तो तुरंत दोनों प्रतिनिधियों को एक-दूसरे से मिलाना आवश्यक होता है, ताकि जो लोग एक-दूसरे के बगल में बैठना चाहते हैं, वे ऐसा कर सकें।
