किसी भी कार्यालय और उत्पादन में, कर्मचारी अक्सर विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करते हैं, इसलिए सभी को कार्यालय, व्यावसायिक दस्तावेजों को खींचने की क्षमता की आवश्यकता होती है। इसी समय, सामान्य आवश्यकताएं हैं जो किसी भी दस्तावेज को खींचते समय पालन की जानी चाहिए - एक व्यापार पत्र, आदेश, विनियमन, आदेश, आदि।
निर्देश मैनुअल
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दस्तावेज़ का संकलन, इसकी उपयुक्तता और उन मुद्दों की श्रेणी को स्पष्ट करके शुरू करें जिन्हें हल किया जाना चाहिए। यह आपको दस्तावेज़ के प्रकार और इसके रूप को निर्धारित करने में मदद करेगा, जो इसकी सामग्री की प्रस्तुति की प्रकृति और शैली को काफी हद तक निर्धारित करता है।
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ऐसे मुद्दों के समाधान को नियंत्रित करने वाले सरकारी विधायी और विभागीय नियमों की जांच करें। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण चरण है, जो आपकी साक्षरता को दर्शाता है, और आपको एक दस्तावेज तैयार करने की अनुमति देता है जो पूरी तरह से प्रसंस्करण और व्यावसायिक मुद्दों के समाधान के लिए स्थापित प्रक्रिया को पूरा करता है। यह पता लगाने वाले, अनुमोदन करने वाले और समन्वय करने वाले निकाय को निर्धारित करने में भी मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि इस दस्तावेज़ की सामग्री और संगठन की क्षमता इसके अनुरूप हैं।
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प्रशासनिक और नियामक दस्तावेजों के ग्रंथों का अध्ययन करें ताकि तैयार किए जा रहे दस्तावेज़ उनके साथ संघर्ष न करें, उन्हें डुप्लिकेट न करें। ऐसा करने के लिए, आपके पास इस तरह के दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस होना चाहिए।
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हल किए जाने वाले मुद्दों के पदार्थ पर जानकारी इकट्ठा करें, एक दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करें। रचना करते समय, स्क्रीन टेक्स्ट और मानक वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का उपयोग पारंपरिक रूप से व्यावसायिक प्रलेखन में किया जाता है। अन्य दस्तावेजों की जांच करें जो आपके संगठन में या समान उद्यमों की एक प्रणाली में विकसित किए गए थे और एक आधार के रूप में उनके संकलन की शैली लेते हैं।
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दस्तावेज़ का मुख्य पाठ किसी भी कार्रवाई को प्रेरित करने, समझाने के लिए प्रेरित करना है। इसे तर्क और तार्किक होना चाहिए। शब्दांकन को कानूनी रूप से कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। पहली जगह में प्रस्तुत की गई जानकारी की विश्वसनीयता और निष्पक्षता के लिए आवश्यकताएं हैं। पाठ सटीक और यथासंभव जानकारीपूर्ण और संक्षिप्त होना चाहिए। स्वाभाविक रूप से, इसमें व्याकरणिक, विराम चिह्न और शैलीगत त्रुटियां नहीं होनी चाहिए। इस घटना में कि दस्तावेज़ में आप किसी अन्य स्रोत या दस्तावेज़ में निहित जानकारी का उल्लेख करते हैं, आपको इसके सभी आउटपुट को इंगित करना होगा।
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ड्राफ्ट दस्तावेज़ को संपादित करें और ऐसा करने के लिए अधिकृत लोगों के साथ समन्वय करें। उसके बाद, स्वीकृत मानकों के अनुसार एक दस्तावेज तैयार करें और उस पर हस्ताक्षर करें।
