यदि आपका संगठन वैज्ञानिक सम्मेलन आयोजित करने के लिए जिम्मेदार है या नियुक्त किया गया है, तो यह न केवल एक सम्मानजनक कार्य है, बल्कि एक महान संगठनात्मक कार्य भी है, जिसमें सभी छोटी-छोटी बातों को ध्यान में रखना आवश्यक है।
निर्देश मैनुअल
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सम्मेलन के लिए एक आयोजन समिति बनाएं, जिसकी रचना क्रम से निर्धारित हो। समिति के सदस्यों का नेतृत्व और समन्वय करने के लिए एक कुर्सी नामित करें। सम्मेलन की तारीखों और समिति की अवधि को परिभाषित करें। इस क्रम में प्रतिबिंबित करें कि जो कर्मचारी इसके सदस्य हैं उनका पारिश्रमिक कैसे अदा किया जाएगा। सम्मेलन के बारे में एक घोषणा भेजें और परिशिष्ट में रिपोर्ट के लिए आवश्यकताओं, रिपोर्टों के सार की मात्रा और उनके प्रस्तुत करने की समय सीमा बताएं।
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वित्तपोषण के स्रोतों पर निर्णय लें, यह बजट से वित्त पोषण के लिए लक्षित हो सकता है, सम्मेलन के प्रतिभागियों को धन और धन आकर्षित करना।
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सम्मेलन के सभी संभावित प्रतिभागियों और नियोजित कार्यक्रम के लिए निमंत्रण भेजें। प्रतिभागियों और वक्ताओं की संख्या पर निर्णय लें जो अपने वैज्ञानिक विकास और अनुसंधान के परिणामों को सहयोगियों के साथ साझा करना चाहते हैं। प्रतिभागियों से पूछें कि क्या आपको होटल आरक्षण बुक करने और अपना आरक्षण बुक करने की आवश्यकता है।
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अलग ब्रोशर के रूप में अमूर्त के प्रकाशन के लिए प्रिंटिंग हाउस की व्यवस्था करें और यदि आवश्यक हो, तो प्रतिभागियों के नाम, उनके नाम, आद्याक्षर और संगठन के नाम के साथ वितरित करने के लिए कार्यक्रम का क्रम बनाएं।
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प्रतिभागियों की संख्या के अनुसार, आपको जिस हॉल की ज़रूरत है उसकी क्षमता निर्धारित करें और इस तरह की घटनाओं से सुसज्जित एक विशेष कमरे को किराए पर लें। इस बारे में विचार करें कि इसके अतिरिक्त इसे लैस करने के लिए कौन से उपकरण आवश्यक होंगे, कंप्यूटर आउटलेट्स, प्रोजेक्शन स्क्रीन आदि की आवश्यक संख्या की उपलब्धता की जाँच करें। एक बुफे के काम के बारे में सोचें, जिसमें बैठकों में भाग लेने वाले एक कप कॉफी ले सकते हैं और ब्रेक में काट सकते हैं।
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सम्मेलन कार्यक्रम के बारे में सोचें, यदि आवश्यक हो, तो इसे अनुभागों में तोड़ दें। विचार करें कि ऐसे वर्गों की बैठकें करना कहां संभव होगा। कार्यक्रम में सम्मेलन के अतिथि, आयोजकों और प्रतिभागियों के भाषणों पर विचार करें। सम्मेलन प्रतिभागियों के लिए ऑर्डर स्टेशनरी - बैज, नोटबुक और पेन मानक हैं।
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दस्तावेजों, प्रचार सामग्री और स्टेशनरी के फॉर्म पैकेज जो बैज के साथ प्रतिभागियों को सम्मेलन के लिए प्रस्तुत किए जाएंगे।
