एक टेलीफोन संदेश टेलीफोन द्वारा भेजा गया एक छोटा लेकिन महत्वपूर्ण संदेश है। इस प्रकार, वे अक्सर बैठकें, बैठकें, और बैठकें आयोजित करने के बारे में सूचित करते हैं। टेलीफोन संदेश में सिर का एक जरूरी आदेश भी हो सकता है। टेलीफोन संदेश आने वाले हैं कि आप स्वीकार करते हैं और आउटगोइंग करते हैं जो आप संचारित करते हैं। दोनों प्रकारों में एक समान डिजाइन है।
निर्देश मैनुअल
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कागज की शीट के ऊपरी बाएं कोने में, अपने संगठन का पूरा नाम रखें और यदि आवश्यक हो, तो संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए, "एन शहर का प्रशासन।" और शिक्षा कार्यालय।
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ऊपरी दाएं कोने में, टेलीफोन संदेश के प्राप्तकर्ता को दर्ज करें। व्यक्ति के पद, उपनाम और आद्याक्षर को इंगित करें: "स्कूल नंबर 37 के निदेशक इवानोव आई। आई।" यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो आपको अंतिम नाम इंगित करने की आवश्यकता नहीं है: "एन शहर के स्कूल प्रिंसिपलों के लिए" उन संस्थानों की एक पूरी सूची संलग्न करें जिनसे इसे टेलीफोन संदेश भेजा गया था।
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शब्द "टेलीफोन संदेश" और इसके क्रम संख्या दो लाइनें नीचे रखें। नीचे दिए गए आउटगोइंग टेलीफोन संदेश के लिए, इसके संकलन की तारीख को इंगित करें।
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फिर टेलीफोन संदेश के वास्तविक पाठ का अनुसरण करता है: "22 फरवरी को, 17.00 बजे, शहर के स्कूलों की गतिविधियों में सुधार के लिए शिक्षा विभाग में एक बैठक आयोजित की जाएगी। स्कूल के प्रधानाचार्यों की उपस्थिति की सख्त आवश्यकता है।" टेलीफोन संदेश का पाठ तैयार करते समय, उन शब्दों और वाक्यांशों से बचें जो सुनने में कठिन हैं और उच्चारण करने में कठिन हैं। याद रखें कि संदेश सूचनात्मक और संक्षिप्त होना चाहिए - 50 से अधिक शब्द नहीं।
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टेलीफोन संदेश प्रेषित करते समय, स्पष्ट रूप से शब्द, विशेष रूप से पते, अंतिम नाम, लोगों के पहले और मध्य नाम, सड़क के नाम, दिनांक और घटनाओं के समय का उच्चारण करें। अंत में, पाठ को फिर से पढ़ना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि आपके वार्ताकार ने सब कुछ सही ढंग से लिखा है। जब आप फोन पर संदेश प्राप्त करते हैं, तो ध्यान से सुनें। यदि आपके पास प्रश्न हैं, तो उन्हें तुरंत साफ़ करें।
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मुख्य पाठ के तहत टेलीफोन संदेश पर हस्ताक्षर करने वाले प्रमुख का नाम, उपनाम और आद्याक्षर हैं: "शिक्षा विभाग के प्रमुख पेट्रोव पी। पी।" एक आउटगोइंग डॉक्यूमेंट में उसका व्यक्तिगत हस्ताक्षर भी होना चाहिए।
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पृष्ठ के निचले भाग में, उन कर्मचारियों के बारे में जानकारी प्रदान करें जिन्होंने टेलीफोन संदेश के साथ काम किया था। आमतौर पर, संदेश भेजने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, उसका कार्यालय फोन, साथ ही स्थानांतरण की तारीख और समय बाईं ओर रखा जाता है। दाईं ओर उस व्यक्ति के बारे में जानकारी है जिसने दस्तावेज़ को स्वीकार किया है: स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर, फोन नंबर, तिथि और रिसेप्शन का समय।
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आउटगोइंग टेलीफोन संदेश को एक कॉपी में खींचा जाता है और एक विशेष फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है। आने वाली संदेश को दो प्रतियों में रखना बेहतर है: आप पहले को आगे के काम के लिए सिर पर देंगे, और दूसरा - भंडारण के लिए एक फ़ोल्डर में डाल दिया।
उपयोगी सलाह
कंप्यूटर पर टेलीफोन संदेश प्रपत्र तैयार करें। वे उपयोग करने के लिए बहुत सुविधाजनक हैं। फिर से दोहराए गए डेटा को अधिलेखित किए बिना, आप आवश्यक ग्राफ़ में जानकारी दर्ज करने में सक्षम होंगे। इनकमिंग और आउटगोइंग टेलीफोन संदेशों के लिए फॉर्म समान होंगे।
