हमारा सामाजिक और व्यावसायिक सक्रिय जीवन अक्सर विभिन्न प्रकार की बैठकों में भागीदारी से जुड़ा होता है - चाहे वह शेयरधारकों की बैठक हो, सहकारी, एचएए या किसी अन्य सार्वजनिक बैठकों के सदस्यों की एक सामान्य बैठक हो। ऐसी बैठकों की भूमिका महत्वपूर्ण मुद्दों का निर्णय और प्रलेखन है जो सार्वजनिक संगठनों या कानूनी संस्थाओं की गतिविधियों से संबंधित है। बैठक में अपनाए गए निर्णयों के दस्तावेजों में सही प्रतिबिंब उनकी वैधता की पुष्टि करता है और एक कानूनी दस्तावेज है।
निर्देश मैनुअल
1
बैठक के मिनटों को खींचने के लिए, लेखन पत्र के मानक A4 शीट का उपयोग करें। प्रोटोकॉल के शीर्षक में दस्तावेज़ का नाम और परिचयात्मक भाग होना चाहिए, यह उस कारण को दर्शाता है जिस पर नागरिकों या शेयरधारकों की बैठक हुई थी।
2
शीर्षक के तहत, बैठक की तिथि और उस पते पर इंगित करें जिस पर यह हुआ था, साथ ही प्रतिभागियों की संख्या भी। यदि उपस्थित लोगों ने स्पष्ट पत्रक के अनुसार अपनी भागीदारी को चिह्नित किया है, तो यह भी मिनटों में परिलक्षित होना चाहिए। बैठक के रूप को प्रतिबिंबित करें: प्रारंभिक सर्वेक्षण द्वारा, व्यक्तिगत उपस्थिति के साथ स्पष्ट आदेश द्वारा या भागीदारी के संयुक्त रूप का उपयोग करके।
3
बैठक के द्वारा चुने गए अध्यक्ष और सचिव के अंतिम नामों, पहले नामों और संरक्षकों को इंगित करें, उनकी उम्मीदवारी के अनुसार वोट के लिए, के खिलाफ और निरस्त किए गए वोटों की संख्या को प्रतिबिंबित करें।
4
एजेंडे पर मुद्दों की सूची का वर्णन करें, सबसे जरूरी के साथ शुरू करें, उन्हें और भाषणों पर नोट्स, बहस और प्रत्येक मुद्दे पर मतदान इसकी संख्या के साथ शुरू करें। भाषणों की रिकॉर्डिंग में, प्रस्तुत रिपोर्ट के केवल मुख्य सार को इंगित करना आवश्यक है। इसे संक्षिप्त रूप से निर्धारित किया जाना चाहिए, लेकिन एक ऐसे रूप में जो एक दोहरी व्याख्या को बाहर करता है। यदि आवश्यक हो, तो भाषण का पाठ मिनटों में संलग्न किया जा सकता है। सभी प्रासंगिक भाषणों, टिप्पणियों और टिप्पणियों को संकेतित नामों के साथ दिया जाना चाहिए।
5
प्रत्येक मुद्दे पर एक रिकॉर्ड एक निर्णय के साथ समाप्त होना चाहिए जो वोट के परिणामों को इंगित करता है। एजेंडे पर सभी मुद्दों की चर्चा के पाठ के बाद, इंगित करें कि सामान्य निर्णय ने बैठक को बंद घोषित कर दिया।
6
बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करें, इसे अपने संगठन या इसके अध्यक्ष के संग्रह में जमा करें।
ध्यान दो
सहकारी समितियों या HOAs के अध्यक्ष संघ के अध्यक्ष के रूप में कार्य नहीं कर सकते हैं।
उपयोगी सलाह
यदि किसी बाहरी प्राधिकरण को प्रस्तुत करने के लिए प्रोटोकॉल की आवश्यकता होती है, तो इसे इसकी तैयारी की शर्तों में निर्दिष्ट करें, क्योंकि वे सीमित हो सकते हैं।
