यदि ऐसा होता है कि आपको शिकायत लिखने के लिए मजबूर किया जाता है, ताकि आपके खिलाफ कोई शिकायत न हो, लेकिन साथ ही दोषी पक्ष के लिए कोई बहाना नहीं है, तो आपके बयान के पाठ का अच्छी तरह से अध्ययन करना सार्थक है। गलत तरीके से खुद के उदाहरण के साथ एक शिकायत, या जो कुछ हुआ उसका वर्णन के साथ, हमेशा "कितना बुरा सब कुछ है" के बारे में सार शब्दों के साथ एक पाठ से बेहतर माना जाता था। इसलिए, जो लिखने योग्य है उस पर सोचकर, निम्नलिखित योजना का उपयोग करें।
निर्देश मैनुअल
1
संपर्क करके शुरू करें। यह एक नियमित ज्ञापन की तरह लग सकता है। ऊपरी दाएं कोने में उस व्यक्ति का नाम लिखें जिसे आप संपर्क कर रहे हैं, उसकी स्थिति या उसके अधिकार के दायरे को इंगित करें। इस प्रकार, आप दिखाते हैं कि आप इस बात से अवगत हैं कि आप क्या कर रहे हैं और आप कौन हैं और गंभीर हैं।
2
अपने बारे में जानकारी दें। अपना नाम भी लिखें, जहां आप काम करते हैं और आप किस पद पर हैं। उस कंपनी या संगठन की भूमिका का उल्लेख करें जिसके लिए शिकायतें हैं, उदाहरण के लिए, "आपके स्टोर का एक नियमित ग्राहक" या "आपके प्रकाशन के लिए वार्षिक सदस्यता का स्वामी।" अभिभाषक को यह समझने दें कि आपकी समस्या से निपटने के लिए उसके लिए यह अत्यंत आवश्यक है, अन्यथा कंपनी नियमित ग्राहक को खोने का जोखिम उठाती है।
3
संगठन के लिए अपने दावों का वर्णन करें। 2-3 वाक्यों में सचमुच मुख्य बिंदु व्यक्त करते हैं। अनावश्यक शब्दों के साथ पाठ को लोड न करें, सूखा और वास्तव में - असंतोष का कारण, घटना की तारीख और समय, स्थिति को हल करने के लिए आपके द्वारा पहले की गई कार्रवाई।
4
स्थिति का वर्णन करने के लिए आगे बढ़ें। यहां पहले से ही विस्तार से, सबसे छोटे विवरणों में, जो कुछ भी हुआ, उसे नीचे लिखें। यह सब कुछ है कि आपकी स्मृति में चबूतरे का वर्णन करने के लायक है ताकि जांच यह न कहे कि आप अपने स्वयं के अनुमान या परियों की कहानियों को "विशेषता" करते हैं। सब कुछ का उल्लेख करें, उस व्यक्ति के चेहरे पर भावनाओं को ठीक करें जो शिकायत, गंध, और उस चीज के रंग के कारण होता है जो आपको सूट नहीं करता था, और इसी तरह।
5
वर्णन करें कि चरणों में क्या हो रहा है। अपने आस-पास घटने वाली हर चीज़ को भ्रम में न रखें। कार्रवाई द्वारा कार्रवाई, श्रृंखला के साथ घटनाओं की पूरी श्रृंखला बताएं। यदि कुछ पारित होने के लिए टिप्पणियों की आवश्यकता होती है, तो जो कुछ हुआ उसका वर्णन करने के बाद आप उन्हें कोष्ठक में दे सकते हैं।
6
अपने लेखन में अच्छे और संयमित रहें। यह संभव है कि जिन अधिकारियों को पत्र संबोधित किया जाता है, वे किसी भी चीज़ के लिए दोषी नहीं हैं, और ऊंचे स्वर केवल उन्हें गुस्सा दिलाएंगे, और इससे अच्छा कुछ नहीं आएगा। एक बार फिर, अपने निर्देशांक को अंत में इंगित करें और यह उल्लेख करना सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र के उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
