यदि किसी अधिकारी को पत्र लिखना आवश्यक है, तो ऐसे दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है। इस मामले में, आधिकारिक पत्र प्रारूप को प्रारंभिक नमूने के रूप में लेना सबसे अच्छा है, इसका उद्देश्य आधिकारिक जानकारी प्रसारित करना या प्राप्त करना है। एक सही ढंग से तैयार की गई अपील आपको सरकार और नागरिकों और उसके प्रतिनिधि के बीच बातचीत के सभी नियमों का अनुपालन करने की अनुमति देगी।
आपको आवश्यकता होगी
- - कंप्यूटर;
- - प्रिंटर;
- - ए 4 ऑफिस का पेपर।
निर्देश मैनुअल
1
सभी आधिकारिक पत्र शीट के शीर्ष पर दाईं ओर स्थित पते के विवरण से शुरू होते हैं। जनन मामले में राज्य संरचना का नाम और मेलिंग पता लिखें। अगला, गोताखोरी के मामले में, उस अधिकारी का पद, उपनाम, नाम और संरक्षक इंगित करें, जिस पर आपकी अपील का पता है। यदि संदेश को डुप्लिकेट किया जाएगा और कई संगठनों के पते पर भेजा जाएगा, तो उन्हें यहां सूचीबद्ध करें। अपना खुद का नाम, निवास स्थान और संपर्क नंबर बताना न भूलें। सेवा पत्र - एकमात्र दस्तावेज जिसका नाम पाठ में इंगित करने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए सीधे कंटेंट पार्ट पर जाएं।
2
"प्रिय" संदेश के साथ पत्र को प्रारंभ करें और उस घटना में नाम और संरक्षक के संपर्क से सुनिश्चित करें कि आप सुनिश्चित हैं कि आपकी अपील किसी विशिष्ट व्यक्ति तक पहुंच जाएगी। यदि नहीं, तो व्यक्तिगत अपील छोड़ें और तुरंत स्थिति का वर्णन करना शुरू करें। अनावश्यक विवरणों से बचने के लिए अपने मामले को संक्षेप में और एक व्यावसायिक शैली में संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें। उन परिस्थितियों का वर्णन करें जिन्हें आपके अधिकारी द्वारा संबोधित करने की आवश्यकता है। अपने निर्णयों की वैधता की पुष्टि करने वाले कानून के विशिष्ट लेखों का हवाला देकर अपनी स्थिति को सुधारें।
3
अंतिम भाग में, "मैं पूछता हूं" शब्द के बाद अपनी आवश्यकताओं को बताएं। उस समय सीमा को इंगित करें जिसमें आप अपने प्रश्न के हल की अपेक्षा करते हैं। यदि आपकी अपील के लिए अधिकारियों के प्रतिनिधि से कोई प्रतिक्रिया नहीं होती है, तो अपने कार्यों के लिए प्रक्रिया का वर्णन करें। "एप्लिकेशन" अनुभाग में, सभी दस्तावेजों (आमतौर पर प्रतियां) को सूचीबद्ध करें और संख्या दें जिसे आप विचार के लिए प्रस्तुत करना आवश्यक समझते हैं। पत्र पर हस्ताक्षर करें और तिथि निर्धारित करें। पत्र को डुप्लिकेट में प्रिंट करें।
ध्यान दो
बेशक, आप साधारण लिखित रूप में एक आधिकारिक पत्र लिख सकते हैं। लेकिन यह याद रखना चाहिए कि विसंगतियों से बचने और गलतफहमी के संदर्भ में अधिकारियों को रोकने के लिए, आपकी लिखावट की विशेषताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए, सबसे सुलभ तरीके से समस्या को व्यक्त करना आपके हितों में है।
उपयोगी सलाह
अपने पत्र को अधिकारी को स्थानांतरित करने से पहले, इसे सचिव के पास पंजीकृत करें और अपनी प्रति पर इस पर एक नोट लगाने के लिए कहें। इसके अलावा, आप इसे डिलीवरी की सूचना के साथ पंजीकृत मेल से भेज सकते हैं।
